Les
outils informatiques et matériels sont mis à sa
disposition et la partie technique du métier est
présentée. En revanche, la culture du service,
le supplément d’âme qui encourage l’agent à
rester à moyen terme, n’est pas
systématiquement présentée, expliquait
la Direction Générale de l’Administration et
de la Fonction Publique (D G A F P) en
2020 dans son guide préparatoire au plan
interministériel de transformation de la fonction
recrutement.
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28 février 2021
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C’est
dans le cadre de ces travaux que la DRH de
l’État a organisé, fin janvier, un
atelier (virtuel) consacré aux bonnes
pratiques en matière
d’on-boarding,
le terme anglais utilisé pour désigner
le processus d’accueil et d’intégration des
nouveaux collaborateurs, juste après leur
recrutement. Les enjeux de cette démarche
sont en effet de taille puisqu’elle
conditionne l’opérationnalité des
agents sur leur poste, leur futur épanouissement
et leur volonté de rester ou non en
poste.
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 Interroger les pratiques d’avant-crise
Reste que la crise sanitaire a bousculé les parcours d’intégration
déployés par certaines administrations
des 3 versants et poussé leurs
responsables R H à interroger leurs
pratiques d’avant-crise. Et ce qu’il
s’agisse des visites des structures, de
la présentation des services ou encore
des séminaires qui s’organisaient régulièrement
en présentiel.
À l’heure où la fonction publique,
tout comme le secteur privé, sont
confrontés, à des modes d’organisation
inédits – encourageant les agents à
travailler majoritairement à distance
–, la question du lien, que l’on crée puis
que l’on entretient avec ses collègues
tout au long de sa carrière se pose plus
que jamais pour les managers et leurs équipes, explique
la DGAFP. D’où la nécessaire
professionnalisation et surtout
l’adaptation des démarches
d’accompagnement des nouveaux arrivants.
L’un
des temps d’échanges de cet atelier,
organisé par l’École du management et
des RH de la DGAFP, portait ainsi précisément
sur les outils à déployer pour
l’accueil et l’intégration des agents
à distance. Toutes les administrations,
en effet, n’ont pas encore misé sur des
outils digitaux.
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Accueil et encadrement à distance
Deux
nécessités ont été identifiées : varier et dynamiser les modalités d’accueil et d’intégration
à distance et faciliter la dématérialisation de
ces processus. Plusieurs bonnes pratiques
d’administrations ont été évoquées
en ce sens : l’organisation de
formations à destination des managers
primo-encadrants autour de la problématique
de l’encadrement des agents en télétravail,
le lancement d’on-boarding institutionnel
à distance, la création de pages spécifiques
sur les Intranet avec la mise à
disposition de vidéos, l’utilisation
des téléphones personnels pour favoriser
le lien à distance, la
création de groupes de discussion
WhatsApp (WhatsApp est une
application mobile multiplateforme qui
fournit un système de messagerie
instantanée chiffrée de bout en bout
aussi bien via les réseaux de téléphonie
mobiles que par Internet.
) , la mise en place de journées
d’accueil dématérialisées ou encore
la réalisation de rapports d’étonnement
en distanciel.
Également
mises en avant, les bonnes pratiques du
secteur privé et particulièrement
l’application spécifique d’on-boarding du
groupe Orange, « Hello », présentée
lors de cet atelier. À cette occasion, il
a surtout été
annoncé qu’une formation consacrée
au on-boarding était
en préparation. Celle-ci devrait être
disponible sur la plate-forme interministérielle
de formation à distance dénommée
« Mentor », dont le lancement
est prévu pour le printemps prochain. La
DRH de l’État devrait aussi rapidement
diffuser des préconisations pour
approfondir l’intégration à distance
des nouveaux arrivants.
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